هى الوظيفة المسئولة عن الاحتفاظ بالموجودات بكميات مناسبة لحين طلبها فى مخازن أو مستودعات قريبة من جهة الاستخدام على أن يتوافر فى هذه المخازن أسلوب التخزين المناسب للمواد المخزنة.
أ. الوظيفة مهمتها الاحتفاظ بالموجودات باختلاف أنواعها.
ب. يتم الاحتفاظ بكميات مناسبة من الأصناف لأنه:
ج. الاحتفاظ بالموجودات بحالتها أى عدم تعرض المخزون للتلف أو تغير المواصفات مع الزمن وذلك بتوفير المكان المخزنى المناسب للمادة المخزنة.
د. إن التخزين يتم لفترة زمنية تطول أو تقصر حسب الحاجة إلى هذه المواد المخزنة.
هـ. إن التخزين يتم فى أماكن قريبة من جهة الاستخدام لتفادى مخاطر الانتظار.
و. لابد من توفر الشروط المناسبة للتخزين من إضاءة، تهوية، إنارة، عاملين مناسبين، تناسب المكان المخزنى مع طبيعة الصنف المخزن، وسائل المناولة المخزنيه.
ز. لابد أن يتم التخزين بأسلوب مناسب من عمليات استلام، فحص، تكويد، صرف، مناوله، تخطيط، رقابه.
ح. يبنى الأسلوب المخزنى على نظم معلومات سليمة من كارت لكل صنف، دفتر به حركة كل صنف ودورة مستنديه توفر بيانات حقيقية ومالية عن المخزون.
أ. توفير احتياجات المنشأة من المواد والعدد والمعدات اللازمة للعمليات الإنتاجية والأجزاء نصف مصنعه فى حالة سليمة وبالجودة المناسبة لضمان عدم نفاذها وتحقيق استمرارية العملية الإنتاجية.
ب. تخزين المنتجات النهائية فى حالة سليمة وصالحة للاستخدام وبالكميات المطلوبة.
ج. توفير البيانات اللازمة:
د. العمل على تخفيض تكلفة التخزين وتقليل حجم رأس المال المستثمر فى الموجودات المخزنية إلى أقل حد ممكن مع مراعاة عدم انخفاض المخزون عن الحد المناسب لاحتياجات المنشأة.
هـ. ضمان عدم ضياع أو تلف أو سرقة الأصناف المختلفة من خلال وضع نظام دقيق للاستلام والاحتفاظ وصرف المواد المخزونة
3. المعلومات التى يوفرها النظام
أ. توفير صورة لأرصدة جميع الأصناف بالمخازن عن طلبها.
ب. تحديد الحدود الدنيا والعليا وكمية الطلب الاقتصادية
ج. إمداد الادارة المالية بالمعلومات اللازمة للتسويات المالية وأوجه الاستخدام.
د. تسجيل أرصدة المخزن الفعلى فى نهاية العام (الجرد) مع مقارنتها بالأرصدة الدفترية وإظهار الفروق.
ه. توفبر أى بيانات قد تحتاجها الادارات المختلفة مثل
- بيان بالأرصدة الراكدة
قائمة بأسعار المخزون
5. دور أمين المخازن - مسئولياته واختصاصاته
يتلخص دور أمين المخازن في النقاط التالية
أ. القيام بعمليات استلام ومعايرة الأصناف المشتراة وإيداعها مخازن المنشأة وتسجيلها ضمن الأرصدة المخزنية وإحاطة المسئولين عن أية مخالفات أو تجاوزات سواء في المواصفات أو في الكميات
ب. تخصيص المساحات والأماكن التخزينية بالصلاحيات التي تتوافق مع خصائص الأصناف وطبيعة مكوناتها من حيث التهوية ,الرطوبة ,الحرارة ,وأشعة الشمس ..الخ
ج. تسهيل عمليات السحب من المخزون وفقا لمعدلاتها التشغيلية المعتادة والمتعارف عليها
د. متابعة أرصدة الأصناف ومراجعتها بصفة دورية وتوضيح معدلات السحب ومدي توافقها مع الحدود التخزينية المسموح بها وإفادة الجهات المختصة بالشراء عند الوصول إلي "الحد الأدني من المخزون" أو "نقطة إعادة الطلب"
ه. الإسراع بالوفاء باحتياجات الوحدات والتحقق من الأصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرف
و. تصميم سجلات وقوائم الأصناف وفقا لدرجة التجانس والاستخدام بينها وترميزها لتسهيل التعامل عند طلبها واستلامها وبما يمنع التداخل في المسميات أو الازدواج أو التعارض في اغراض الاستخدام
ز. صيانة الأصناف ورقابتها بما يحقق فرص الاحتفاظ بخصائصها ومكوناتها
ح. اتخاذ احتياطات الأمن المخزنى ضد السرقة والحريق والتلف والتقادم ..الخ
ط. عزل الأصناف الراكدة والتالفة والمتقادمة تكنولوجيا وإعلام الوحدات المسئولة عن التصرف فيها علي هيئة قائمة تحتوى سردا وتوصيفا لتلك الأصناف وكمياتها ونوعياتها لاتخاذ القرار اللازم بشأن كل منها
- صورة من أمر الشراء الصادر إلى المورد وتوجد لدى أمين المخزن.
أخطار الشحن الوارد من المورد وذلك قبل ورود البضاعة.
أشعار الشحن من الشاحن (النقل البحرى- السكك الحديدية)
بيان عن الشحنة من المورد (فى صناديق ، أقفاص ، بالات)
مراجعة الكميات الواردة بغرض التأكد مما يلى
- الكمية مطابقة لما صدر به أمر الشراء.
المواصفات: متفقة فى الوزن والكيل والشكل والعدد والقياس مع ما طلب.
الوقت: أن الطلبية يتم استلامها فى الوقت المحدد.
التالف أو الناقص: يعد تقرير بذلك.
تسجيل الشحنات الواردة.
عمل إذن استلام وتسجيل بيانات عن الصنف، كميته، أسم المورد، أسم الناقل، كمية التالف، شكل العبوة.
تقرير عن التالف وذلك فى حالة وجوده ويتم إخطار المورد بأسرع ما يمكن.
بطاقة عبوات الشحن: فى حالة وجود مرتجعات بثمن أو بدون ثمن.
تتم بواسطة أمين المخزن: فى حالة الأصناف العادية.
تتم بواسطة فنى من الشركة: فى حالة الأصناف الفنية وأدوات الصيانة.
بواسطة إدارة الفحص: فى حالة الشركات ذات النوعيات المحددة.
الفحص عند المورد: وذلك لفحص عمليات التصنيع عند المورد فى حالة الأدوية والكيماويات.
رفض الشحنة: ويتم بواسطة الفاحص بعد عمل تقرير بذلك
يتم الصرف بناء على إذن صرف موقع عليه من المرخص له بذلك ويجب أن تحدد مستويات للصرف فمثلاً لرئيس العمال ما قيمته 1000 جنيه ولمدير الإنتاج 1000 جنيه وهكذا.
ويجب ان تكون التوقيعات على إذن الصرف معروفة لإمناء المخازن وأحياناً يتم تحديد أصناف معينة للمستويات الإدارية الأعلى
الصرف طبقاً لجداول الإنتاج..
الصرف الدورى.
الصرف على سبيل العهدة.
الصرف للاستبدال.
الصرف على سبيل الاستعارة.
الصرف للعاملين مقابل ثمن معين.
صرف الأصناف المخصصة.
صرف الأصناف الرأسمالية.
د. إرسال البضاعة للخارج - خارج الشركة
المنتجات تامة الصنع.
الأصناف المطلوب إصلاحها.
الصرف المجانى للعملاء (كعينات).
الهدايا.
إخطار الشحن من المخزن (فى حالة شحن البضاعة إلى العملاء).
تحميل التكاليف (إلى الجهة المرسلة إليها البضاعة).
تنظيم عمليات الإرسال من المخازن وذلك فى حالة معدة لذلك.
إجراءات الإرسال للخارج
نظراً لتعدد الأصناف وتنوعها وصعوبة وضعها بدقة نلجأ إلى التكويد وذلك بوضع رموز وأرقام بدلاً من الوصف ويكون التكويد فى المجالات الآتية:
المواد.
الأجزاء
الأجزاء المشتراه.
المعدات.
قطع الغيار.
العدة.
أدوات.
أدوات قياس.
إنتاج تحت التشغيل.
مواد تعبئة.
خردة.
مهمات عامة.
ز. الرموز المستخدمة فى التكويد
التكويد طبقاً لطبيعة الصنف (مواد خام، معادن، نحاس، ألومنيوم).
التكويد طبقاً لطبيعة الاستخدام.
التكويد طبقاً لطبيعة الإدارات.
التكويد طبقاً لطبيعة رقم الصنف الأصلى المشترى من المورد.
المقاسات
الأبعاد.
الوزن.
التحليل الكيميائى.
الأداء.
خصائص أخرى
أولا: التصنيف طبقاً لعلاقة الصنف بعملية التصنيع:
أ. بالنسبة للأصناف المباشرة
مواد خام، وأجزاء.
مواد نصف مصنعة
منتجات نهائية
ب. بالنسبة للأصناف غير المباشرة
ثانيا: التصنيف حسب لائحة المخازن الحكومية
لا تفني بالاستعمال ويجب اعادتها بعد الاستغناء عنها مثل الاثاث والعدد والآلات وقطع الغيار
تفني تماما بالاستخدام مثل المواد الخام والوقود والأدوات الكتابية
ج- أصناف غير صالحة للاستخدام
تعتبر تالفة ولا يمكن إصلاحها مثل الحديد الخردة والملابس المستهلكة والجلود التالفة
ثالثا: التصنيف حسب حركة الأصناف (FSN) أو تكرار شرائها
أ- أصناف سريعة الحركة Fast
ب-أصناف بطيئة الحركة Slow
رابعا: التصنيف حسب قيمة استخدام الأصناف(ABC)
عددها 20% قيمتها قد تصل الى 80%
عددها 25% قيمتها قد تصل الى 13%
ج- مجموعة C
عددها 55% قيمتها قد تصل الى 7%
خامسا: التصنيف حسب سعر الوحدة HML
أ- أصناف سعرها مرتفع High
ب- أصناف سعرها متوسط Medium
سادسا: التصنيف حسب أهمية الصنف للاستخدام VED
أ- أصناف هامة وحيوية Vital
ب- أصناف متوسطة الأهمية Essential
ج- أصناف قليلة الأهمية Desirable
سابعا: التصنيف حسب صعوبة الحصول علي الأصناف SDE
ب- أصناف يصعب الحصول عليها Difficult
ج- أصناف يسهل الحصول عليها Easy
ثامنا: التصنيف حسب مصادر التوريد
أ- مصادر حكومية للتوريد Government
تاسعا: التصنيف حسب موسمية الشراء (SOS)
ب- أصناف غير موسمية Off-seasonal
عاشرا: التصنيف المتداخل (المزدوج)
مثال: التصنيف حسب قيمة الصنف VED
والتصنيف حسب صعوبة الحصول عليه SDE
أولا: العوامل المؤثرة على تصميم المخزن
أ. نوعية التخزين وهل التخزين مؤقت أم مستديم.
ب. مواصفات وخصائص المواد المطلوب تخزينها.
ج. المساحات اللازمة لتخزين المواد سواء كانت مبانى أم ارض فضاء.
د. معدات النقل والرفع والمناولة اللازمة.
هـ. طرق التخزين اللازمة لكل صنف أو مجموعة اصناف.
و. طرق الاستلام والصرف والتداول لكل مجموعة اصناف.
ثانيا: طبيعة المواد المراد تخزينها
أ. حجم ووزن الوحدة المتداولة من الصنف والكمية التى تطلب عادة ومعدل الطلب
ب. الحد الأقصى للمخزون من الصنف
ج. المساحة اللازمة للتخزين والمناولة
د. اشتراطات الوقاية والاحتياطات الخاصة بنوعية المواد كالحرارة أو التبريد أو التهوية...
ثالثا: الأهدا ف المرجوة فى تصميم المخزن
أ. تحقيق كفاية المخازن الكلية وأغراض التخزين.
ج. اختيار الأرضيات المناسبة لمعدات النقل والمناولة.
د. التوزيع السليم للمساحات ومراعاة قربها من أقسام الانتاج
هـ. مراعاة قوانين تنظيم المبانى والوقاية ضد الحريق..
و. اختيار أنواع المنشات المناسبة (مبانى/ جمالونات معدنية.. الخ ) بما يحقق الأمن وتهيئة ظروف مناسبة للعمل ولحفظ المواد.
ز. الاستغلال الأمثل للمساحات والفراغات مع ترك المساحات اللازمة لمرور معدات النقل المستخدمة والأفراد
9. التخطيط الداخلى للمخزن
العوامل الواجب مراعاتها عند التخطيط الداخلى للمخزن
أ. سهولة استقبال الأصناف الواردة.
ب. سهولة وضع الصنف الوارد فى البلوك المخصص لذلك.
ج. سهولة سحب الصنف من البلوك.
د. سهولة صرف الأصناف إلى الخارج.
هـ. الاستخدام الأمثل للأرضيات والمساحة.
و. الاستخدام الأمثل للفراغات العلوية.
ز. سهولة استخدام الممرات بجميع أنواعها للعمالة، ووسائل المناولة.
ح. سهولة مرور وسائل المناولة الداخلية.
ط. وقاية المواد من الراكد والتالف.
ى. منع حوادث العمل أثناء النقل أو المناولة.
ل. استغلال أساليب التكويد والترميز المخزنى للأصناف.
م. سهولة أعمال مراقبة المخزن.
ن. سهولة استخدام وسائل المحافظة على المخزون من تهوية وإنارة وتكييف وثلاجات.الخ.
س. سهولة اكتشاف حالات السرقة والضياع والعمل على منعها.
أ. أبعاد مساحات التخزين تكون مضاعفات أبعاد الصنف منعا للإسراف فى بواقي المساحات غير الصالحة للتخزين
ب. يجب أن تكون الأبعاد القصيرة للارفف على الممرات وذلك لزيادة نسبة مساحة التخزين الى الممرات
ج. الممر الرئيسى بطول المخزن كله اى (غالبا) من نقطة التسليم الى نقطة الصرف- بعرض 1.5 - 3 متر ما لم تفرض المعدات عرضا آخر.
د. تحتاج المخازن الكبرى الى ممرات صغرى موازية للممر الرئيسي وتتكرر على مسافات حوالي ستة امتار منه وبعرض 1-1.5 متر
د. الممرات الفرعية العمودية على هذه الممرات للتوصيل الى الارفف والحوامل وللفصل بين الرصات المختلفة فيتوقف عرضها على كونها للافراد فقط أو للمعدات. وفى هذه الممرات الفرعية يكتفى بالمرور للمعدات فى اتجاه واحد ويحسب عرضها على هذا الاساس ويراعى عموما أن تكون الممرات مستقيمة وصالحة دون أن تكون حادة عند المنحنيات والتقاطعات والاركان ويجب أن تخدم مساحات التفريغ الصرف والتحميل والانتظار.
هـ. يستحسن أن يكون مكتب أمين المخزن مجاورا لمكان الصرف ولا داعى لفصله فى غرفة منفصلة حتى يكون تحت نظره.
و. يجب توفر بنوك بجوار بنك الصرف للتفتيش والتجربة والوزن والفرز والاعداد... الخ
ز. يجب توفر مساحات خالية للعبوات والمواد الواردة لأغراض التفريغ والاستلام والفرز والتفتيش والتخزين المؤقت لحين الرص والتنظيم.
ح. يراعى أن تكون الأصناف المخزونة جاهزة للصرف دون عوائق عند الطلب لنقلها الى أماكن الإنتاج مباشرة.
ط. ينبغي توفير سهولة مراقبة المخزون وحصره وعده بالنظر.
ى. يوضع فى الحسبان إمكانية التغيير فى المستقبل بأقل مجهود وتكاليف سواء كانت منشآت أو معدات قبل شراء معدات جديدة.
ك. مراعاة الاستفادة بالإمكانيات المتاحة بالمخزن سواء كانت منشآت أو معدات قبل شراء معدات جديدة.
ل. مراعاة ترقيم الأرفف وعمل خريطة شاملة لكل مخزن تبين ممراته ومجموعات الرفوف ومساحات التخزين وأرقامها وبوضع مكان خال بجوار كل منها ويوضع به رقم الصنف بالقلم الرصاص ليمكن تغييره بسهولة عند تغيير الصنف.
10. الأوعية المخزنية ومستلزماتها
أ. الأرفف والصناديق والأدراج والأوعية ومجموعاتها المختلفة الأشكال والأنواع.
ب. الهياكل المعدنية وحوامل المواسير والأسياخ والكمر
ج. السلالم للوصول الى الاصناف المرتفعة
د. الموازين والمقاييس
هـ. لوحات التحميل والحوامل التى يمكن نقلها برافع الشوكة من مكان لآخر.
و. الصهاريج والخزانات والبراميل المختلفة لتخزين السوائل ومنها ما هو بالغ الضخامة لتخزين آلاف الأطنان.
ضوابط المشاركة
رد مع اقتباس
